提高煤炭企业的物资供应管理水平的对策探讨

  提高煤炭企业的物资供应管理水平的对策探讨

  卢振

  (神华神东物资供应中心,陕西 榆林 719315)

  摘要:物资供应管理工作是企业管理的重要环节,是企业降低材料成本、实现少投入多产出、提高经济效益的重要手段之一,也是加强企业内部管理、堵塞漏洞、减少损失浪费的有效途径。随着我国经济体制改革的不断深入,物资供应管理工作不断得到加强,物资的采购、储备、材料消耗逐步向制度化、规范化、科学化的方向发展。如何提高物资供应管理整体水平,如何更好地保证矿井安全生产,是当前煤矿加强企业内部管理、强化内功的一项重要举措。本文分析了现行的煤炭物资供应管理存在的问题,并提出了提高煤炭企业物资供应管理水平的主要措施。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:煤炭物资;供应管理;信息网络;物资采购

  中图分类号:F407.21文献标志码:A文章编号:1000-8772(2015)07-0109-02

  收稿日期:2015-02-10

  作者简介:卢振(1983-),男,汉族,河南新乡人,大学本科,中级经济师,现就职于神华神东集团物资供应中心,研究方向:物资供应及人力资源管理。

  煤炭产业作为一种传统的能源产业,如何在日趋激烈的竞争中始终处于领先地位,关键是能否生产出价低质优的产品,也就意味着必须降低煤炭。由于煤炭物资供应计划涉及面广,工作量大,使用物资数量多,品种繁杂,而且管理程度的好坏直接关系到企业的成本和效益,所以在企业经营过程中必须关注物资供应计划管理,确保煤炭安全有序的产出,成为当前煤炭企业所必须解决的问题。

  一、煤炭企业物资供应管理的特点及现状

  煤炭企业物资供应管理是指对企业生产经济活动所需各种物资的采购、供应、保管、合理使用等各项管理的总称。煤炭企业生产流程主要是指供应、生产、销售三大环节,对任何一个企业来说,这三大环节都是紧密结合在一起不能分割的,任何一个环节的失控,都将对企业有效运营带来重大损失。对于煤炭行业来说更是如此,煤炭行业的生产不同于共他行业,在煤炭生产成本中,设备的折旧和材料成本约占60%以上。加之煤炭行业井下作业的特殊性对材料安全性、适用性有特殊的要求,由此可见,做好煤炭企业物资供应管理工作有着特殊的作用。加强煤炭物资供应管理,保障生产材料的及时优质安全供应是对煤炭企业物资供应管理工作的基本要求。运用市场经济手段,实施科学、高效管理手段,降低企业生产成本,创出更大的经济效益则是煤炭企业物资供应管理走集约化经营的生命。

  当前,部分煤炭企业的物资储备仍沿用计划经济条件下的储备模式,即企业物资供应部门设立一级总库,各矿(厂、处、队)设立二级库,有的甚至保留了车间,班组的三级小库。在物资短缺的情况下,这种模式能有效地保障生产所需物资的及时供应,但在市场经济已初具规模的今天,大多数物资已出现供过于求的局面,传统的储备模式显然不能适应市场经济的发展需要。在仓储管理方面,仓库布局不合理、装卸搬运环节不配套,造成重复搬运,多次作业,不仅效率低,而且损失浪费严重。此外,由于层层设库造成材料积压现象大量存在,由多种原因造成的材料及产品多次中转运输,中间环节延误以及多角周转使许多企业苦不堪言,额外支出了大量运费。

  二、煤炭企业物资供应管理中存在的问题

  煤炭物资种类繁多,价格昂贵,供应商数量多,采购及库存管理的控制环节多,所涉及的资金额超过整个企业流动资金的50%,采购、供应商、库存以及用户之间的信息交换要求快速、准确。在这种形势下,全面、及时、准确地掌握供应商、库存、采购、用户等信息是企业成功运行的关键。目前,煤炭企业物资供应管理基本上是粗放型的,特别在当前经济体制处于转轨阶段,经营管理上存在不少问题,片面强调服务管理,片面讲求低成本采购,忽视产品现象还存在于许多企业管理中。

  物资供应管理存在的问题主要包含以下几种:第一,储备定额缺乏科学性。当前储备定额的制定只是在计划经济模式基础上进行了压缩、降低,而不是根据现有的市场条件,科学、合理地制定储备定额,使储备资金的目标管理与考核缺乏激励作用。第二,储备不实。由于煤炭企业资金严重匮乏,出现以物易物现象,大量物资不能及时验收入库,已经消耗的部分物资尚未按规定估价入账,致使账面出现红字,储备资金虚降,导致储备不实,账、物不符,表面上储备资金平均占用逐年降低,实际超储严重。第三,库存结构不合理。煤炭企业“高消耗、高投入”的现象,仍然没有得到根本的改变,现有库存结构调整幅度不大,长线物资仍有较大库存,积压、待报废物资所占比重较高,老的积压未处理,新的积压又出现,使企业大量的资金沉淀,影响了资金周转。第四,内部控制制度不健全,运行状况不佳。由于物资市场由卖方向买方的转变,物资供应的内、外部发生了深刻的变革,其原有的内部控制制度不能适应新形势的需要,缺乏物资采购环节的价格监督、质量监督等约束机制。现有内部控制制度的运行中存在一些失控环节和失控点,无采购,越权采购等,造成重复采购,物资质次价高,管理混乱。

  三、提高煤炭企业物资供应管理水平的对策

  煤炭企业的工作点多、面广、战线长,涉及专业众多。为此,煤炭企业的物资供应管理系统本身具有复杂性和繁琐性,所包含的物资种类众多,要将物资供应管理工作提高到一定的层次,必须采用信息化手段,把物资计划、采购、库存、供应商及用户等的管理纳入网络管理之中,有效地共享信息资源,改善企业管理环节,实施有效控制与全程管理。还应建立起与外部市场相通的信息网络,使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接,以便提高物资供应管理水平。

  (1)转变思想观念,提高市场竞争意识。要转变过去传统的管理方式,物资管理部门要摆脱依赖指令性计划的思想,学会在买方市场下搞好煤矿物资供应工作的本领,摆脱等、靠、要思想,要依靠自己、顽强拼搏、自我生存,要摆脱因循守旧、不思进取的思想,要开拓进取、敢于竞争和到市场上去争高低。另外,管理决策人员应充分认识到技术进步的重要性,既要搞好供应,又要搞好技术的革新改造,同时不断改革物资供应工作的组织、制度,提高物流过程的经济效益。

  (2)加强煤炭企业物资的计划采购管理。价格是物资采购成本的决定因素。实行价格的决策权、执行权、审核权分离,充分发挥各职能部门的作用,建立集体定价、程序办事、逐级监督、相互制衡的价格运行机制;建立反应灵敏、传递迅速的市场信息采集制度,及时掌握动态和市场供求变化,为科学定价提供准确可靠依据,确保采购价格透明,采购成本降低。物资采购管理是物流系统的重要内容,物资采购要根据计划组织货源,应坚持货比三家,择优选购,要实行比价采购、比物资供应质量、比物资采购费用、比物资供货价格、比售后服务、比供货单位信誉及货款承付方式等,以最佳的购销方式,取得最优的质量、最低的价格、最好的服务,达到企业经济效益最大化的目的。物资比价采购在具体操作中,加强招标采购管理,公开公平竞争。招标采购是公平竞争、节约采购资金,保证采购过程公开、透明,抑制腐败行为最为有效的方式,已得到大中型企业的广泛应用。根据物资品种情况,批量多少,价值高低,市场采购难易程度,是否现款提货等因素,又具体分为比价采购和限价定点采购。对当地市场采购的土特产材料以及物资采购品种杂、单种物资采购价值低,零星采购次数频繁,较难形成批量采购的物资,以企业物资主管部门在大范围调查市场行情的基础上,公布《物资价格信息》进行限价,实行限价定点采购,形成按需采购、灵活采购的良性循环,节省采购的时间成本和资金成本。

  (3)加强物资库存管理。煤炭企业可以通过统一物料编码标准化管理,将物资管理的各个环节有机地统一起来,实现物资“购、存、供、耗”的一体化管理,利用管理信息系统实时监控企业的物资使用情况。确定物资库存定额,保持合理的物资库存量。库存量过多,会占用企业大量资金并消耗大量保管费用,使企业资金周转不灵;库存量过少,一旦物资供应脱节,会影响生产的连续性,给企业带来重大的经济损失。合理的物资库存不仅要求总量合理,而且要求结构合理。同时,还要根据时间、条件的变化,不断完善、修订物资消耗定额,调整库存结构,降低库存储备,加快资金周转,是物资库存管理的核心。做好物资库存工作,可以使企业库存物资经常保持在合理水平,节约库存占用资金,增强企业资金的流动性,增加企业经济效益。

  (4)建立物资供应链,加强信息交换。煤炭物资种类繁多,价格昂贵,供应商数量多,采购及库存管理的控制环节多,所涉及的资金额超过整个企业流动资金的50%,采购、供应商、库存以及用户之间的信息交换要求快速、准确。在这种形势下,要求大多数煤炭企业应建立物资配送实时信息平台,实时掌控物资供应信息,从而保证和实现企业物资管理零等待、零库存管理目标,并将各供应商、用户与其生产过程连结起来,实现各个环节的实时跟踪、有效控制和全程管理。煤炭企业也可以推行购买方虚拟库存,由供应商管理实际库存,企业使用多少视为采购多少,不使用不采购,定期按照约定价格进行结算。这样不仅减少库存环节,杜绝产品积压报废,降低储备资金占用,而且可以有效地保障生产需要。同时,可以考虑建立配货信息平台,整合企业内外配送资源,实现垒部物资配送。选择适当的运输工具,并尽量采取直达供货方式,减少配送费用支出,降低区域配送成本。

  (5)加强物资回收利用,把物资再利用贯彻到物资供应管理全过程。深挖内部潜力,向管理要效益,向管理要成绩是深化企业改革的重要方向,一个企业经济效益的好坏直接受深挖潜力影响,煤炭企业生产物资品种多,数量大,战线长管理层次多,浪费严重是企业普遍存在的现象,加强这方面的管理是企业改革赋予物资供应管理工作新的内容,煤炭企业管理响亮地提出了修旧利废、节约挖潜、节支降耗等口号。在具体操作实施中物资供应部门应将此工作贯彻于管理全方位、全过程。一是成立专业回收队伍,对生产使用的废旧物资及时回收,及时修复;二是加大交旧领新力度,对能回收物资硬性规定使用单位必须交旧,来达到再利用目的;三是加大自制力度,对煤炭生产用量大,技术要求不高的材料采取自制或委托企业有自制能力的单位加工,达到节省费用的目的;四是对回收修复的物资根据生产情况及时使用,减少新投入,对无使用价值的物资统一处理,减少浪费。

  (6)提高管理人员素质,打造专业化管理队伍。企业发展的根本,是以人为本,建设一支高素质的职工队伍。物资供应管理中所包括的物资采购、装卸搬运、保管保养及质量管理、经济核算等都已发展成为一门独立的学科,并创造出许多专业性很强的技术和方法。要在管理中采用这些先进的技术和方法,就要求管理人员具有一定的水平和专业知识。为此,企业应加强和重视对管理人员的和业务培训,以提高管理岗位人员综合素质,提高专业技术人员技术素质,提高一线员工技能素质为工作重点,通过定期举办各种讲座、培训、交流活动,使每一位员工自身的业务知识不断的提高和更新,培养一支具有现代化科学知识和管理技术的队伍。

  (7)运用先进的信息技术,提高管理方法和手段。以往煤炭企业集团仓储管理的大部分业务流程都是采用手工的方式,这种工作方式的工作周期长、资源利用率不高、工作效率低下、差错率高,显然已经不能再适应现代经济发展条件下企业竞争的要求。为适应新的管理流程,利用高科技手段,建立煤炭企业物资供应管理信息系统,实现企业管理信息化,改变了传统的物资供应管理模式,由职能(功能)管理到过程管理的转变。从需求计划汇总、采购渠道、比价及招(议)标操作、合同的签订、审批、到货验收、物资的配送、的报表与等环节,整个过程完全实现网上运转。上海能源股份有限公司根据生产需求,实现了集团公司设备及的比价采购、招议标采购、统一配拨、统一储备、统一按照实际价格结算等功能,该系统的运行对企业节约采购成本、降低库存储备、减少流动资金占用、避免暗箱操作等方面为降低生产成本起到非常重要的作用。同时各基层单位的物资采购、审批、发放和消耗考核工作也全部实现网络化操作,减少了中间环节,大大提高了作业效力,数据及时、准确无误,减少了大量的手工作业,为提高企业的成本控制水平和物资消耗定额的制订和完善提供了强有力的基础数据支持,使得物资管理水平得到了突飞猛进的发展和提高。

  (8)加强煤炭企业管理要加大监督检查力度,防止腐败现象发生。煤炭企业物资供应工作在加大管理的同时要相应建立健全全面监督机制,实行权利分设,实行以保管验收为基础监督和财务为中心的价格监督把关机制,通过信息系统定期审核发生的业务,及时返聘信息。企业自检、审计、财务、企管部门也要积极主动地参加企业物资供应管理,行使监督检查权利,使权利分设,避免部门发生腐败现象,保持煤炭企业物资供应管理健康发展。

   四、结束语

  煤炭企业物资供应管理工作是一项复杂而庞大的系统工程。国内一些煤炭企业已经进行一些物资供应管理改革尝试,探索了比如零库存管理、供应链模式、物资超市等好的做法,满足了各级用户的业务及管理上的需要,减轻了业务人员的劳动强度,提高了工作效率。但是,还不能真正满足煤炭企业在物资管理方面的要求。伴随着信息技术的发展和我国煤炭企业自身管理观念的更新,我们相信煤炭企业物资供应管理一定会做得更好。

  (责任编辑:陈喜辉)

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