高职高专院校档案管理的问题与对策——以广西

  高职高专院校档案管理的问题与对策——以广西幼儿师范高等专科学校为例

  闫玲君

  (广西幼儿师范高等专科学校,广西 南宁 530022)

  【摘要】通过对广西幼儿师范高等专科学校档案管理工作的调查分析,论述了目前档案管理存在的问题以及改进措施,提出了档案管理努力的方向,旨在进一步推进学校档案管理的规范化建设。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词高职高专;档案管理;问题;对策

  高职高专多由中等学校发展而来,随着学校的转型与发展,各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料,是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据,是学校教学评估工作最基础的原始数据,对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例,探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。

  1广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况

  广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先,在升格转型之初,学校档案室的基础设施简陋,设备不全。档案室未进行“三室分开”;库房没有恒温恒湿设备,工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备;在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次,学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员,导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大,也基本上没有进行过专业的培训,对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后,学校档案管理制度也不够完善,既未出台适应本校的档案分类办法,也未完全贯彻执行部门文书立卷制度,导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档,不仅占去了档案室工作人员的大量时间,收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。

  2广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施

  针对上述情况,学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手,进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。

  2.1基础设施建设

  学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面,首先,依据有限的空间,档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房,做到了“三室分开”,并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地,以备档案数量的逐年增加。其次,增添了阅览桌椅和文件整理桌,购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施,基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面,档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。

  2.2档案管理队伍建设

  建立一个健全的学校档案工作网络,有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍,对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作,档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心,更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发,广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力:一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高,除了参加国家和自治区的档案业务培训,主动接受自治区档案局的业务指导外,也积极去兄弟院校学习交流,通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界,提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导,邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑,讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法(试行)》,帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是,档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导,深入各系部、各职能部门释疑解难,同时档案室还积极发挥监督作用,督促基层部门按要求做好档案工作。

  2.3档案管理制度建设

  高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路,必须借助于行政手段“依法治档”。因此,在档案管理制度方面,广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度,并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法(试行)》,确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。

  2.4部门档案、个人岗位档案建设

  高职高专院校大都经历了学校的升级或转型,档案资源丰富,但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部,得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全,广西幼儿师范高等专科学校档案实行分级管理、部门立卷制度。针对一些有价值的文件材料在《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法(试行)》中并未明确是否需要归档的情况,各部门和各系部加强了对这些档案资源的管理,努力并适时地做好一些相应的整理、保管、归档工作。同时,根据《高等学校档案管理办法》第二十四条的规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”[2]即无论是学校党政领导、教师、教辅、行政人员,他们手中所保存的公务文件材料也是重要的档案信息资源,应予以整理、保管起来。广西幼儿师范高等专科学校档案室指导、督促学校每个岗位的工作人员做好对这部分材料的收集、整理、立卷和保管,并作了评比。由此,学校从档案室到部门到个人,建立了一个完整的档案工作网,档案信息资源的存储量日益增加,馆藏容量也不断丰富。

  3高职高专档案管理努力的方向

  随着现代信息技术的高速发展,特别是新媒体的大量涌现,全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设。[3]高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门,长期以来得不到相应的重视,更谈不上现代化建设。多数高职高专院校档案室虽然用了档案管理系统,改变了以前自建电子表格管理形式,但也因为电子档案少,只能提供一些一般性的基础目录检索,还没有能力提供更为深层次的详细信息检索。各系部、各职能部门对于信息资源的传输还尚未起步。广西幼儿师范高等专科学校档案室同样也只是利用了计算机进行管理档案,使用了专业的档案管理系统,但仅限于单机版数据库,网络版的数据库和数字化全文录入还未启动。因此,切实推进学校数字档案室建设是高职高专院校档案信息化建设的重要任务。抓住学校数字化校园建设的有利时机,选择适合高职高专院校档案信息化建设的发展模式,根据档案工作的专业特性,提出档案信息化建设的要求,将档案信息化纳入高等学校信息化建设之中。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

  [1]彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设,2009(11).

  [2]中华人民共和国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.

  [3]郭峰.新媒体环境下高职高专院校档案信息化建设——以南阳医学高等专科学校为例[J].中国科技信息,2015(01).

  [责任编辑:邓丽丽]

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