分析高校档案管理信息化建设

  分析高校档案管理信息化建设

  丛日丽1,张 岩2

  (1.赤峰学院 科技处;2.赤峰学院 学报编辑部,内蒙古 赤峰 024000)

  摘 要:高校档案管理信息化建设,是如今高校管理中必不可少的一个部分。本文就高校档案管理信息化建设进行分析,通过对其内涵的阐述,根据其面临的问题,有针对性地提出相应的解决措施,力求为提高各大高校档案管理信息化建设作贡献,实现高校可持续发展。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:高校档案管理;信息化建设;相关对策

  中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1673-260X(2015)03-0155-03

  随着社会的发展,科技的进步,办公自动化逐渐普及到各大高校,这也在一定程度上改变着高校档案管理的方式,由原本的传统化逐渐向信息化演变,这不仅给高校档案管理带来更大便利,还能与时俱进,使其不被社会淘汰,促进高校档案管理的可持续发展。因此如何高效、合理地将信息化建设利用到高校档案管理中去,成为各大高校管理员的主要任务。

  有效的档案信息化管理,不但可以增加档案资源的可利用率,而且能提高管理者的工作效率,减轻他们的工作量。但是,由于目前的高校档案管理信息化建设还面临着不少的阻碍和问题,因此有针对性地对这些问题进行相应地解决很有必要,这也是本文论述的重点。

  1 高校档案管理的基本概念及内涵

  1.1 基本概念阐述

  高校档案管理是高校管理中必不可少的一部分,它对高校管理的可持续发展起决定性作用。高校档案管理主要由教学档案、招生活动、科研管理档案等部分组成。它将生动形象的事物变成抽象的图表和文字等等,方便保存,且可供恒远流传。高校档案,是学校历史的完整记录;是学校教育的实时写真;是校园活动的纪实。它既可以帮助学校的教育教学积累丰富的经验,还能最大程度地为学校的可持续发展奠定基础,贯穿于学校的每一项工作中,具有深远的意义。

  高校档案管理信息化的含义是,在进行高校档案管理时,将档案管理信息化,利用网络等技术化手段将高校档案资料进行合理分类、利用、开发,实现其社会共享的目的,提高其可利用价值。高校档案管理信息化利用现代化技术手段,将高校档案资源进行整合、分类、管理、二次利用,实现资源共享。

  高校档案管理信息化蕴含丰富的内涵,具体内涵如下:

  (1)它的实现可以充分收集高校各类档案资源,把数字、网络化技术作为载体,实现高校档案管理数字化。

  (2)采用计算机、网络等技术,实现高校档案一体化、自动化管理。集阅览、记录、储存、传递、搜索等管理功能于一体。

  (3)运用计算机、网络等技术,实现资源高度共享,充分体现高校档案资源的价值。

  (4)它是一个将信息技术进行高度应用和推广的过程;是一个将高校档案信息、资源进行开发和二次利用的过程;是一个实现信息服务最大化价值的过程。

  2 高校档案管理信息化建设的作用和必要性

  随着社会的进步和科技的发展,高校档案管理建设面临着不少的问题和挑战。由于数字化、信息化时代的到来,计算机、网络等技术影响着人们的日常生活,逐渐成为人们生活、工作以及学习的重要工具。而为了实现高校档案管理的现代化,进行高校档案管理信息化建设很有必要,它不仅能够记录学校的历史演变过程,还能对学校活动进行纪实,这在一定程度上全面、真实、客观地体现了学校的发展历程和教育成果,及时进行档案管理和保存。同时还能够提高学校的管理效率,对学校教育具有深远影响和意义。

  3 高校档案管理信息化建设面临的问题分析

  随着高校档案管理信息化建设的普及,高校档案管理得到不断进步和发展,但是在高校档案管理信息化建设的过程中还面临着不少问题。其问题主要体现在如下几个方面。

  3.1 基础设备不完善

  高校档案管理信息化建设的基础是齐全的档案管理设备,但是根据高校现状来看,大部分高校的档案管理设备不够齐全。一套完善的高校档案管理设备是由硬件、软件设备两个部分组成的,其中硬件设备包括计算机、网络、扫描仪、打印机等,软件设备包括数据库、信息处理系统等。

  在高校档案管理信息化建设中,由于相关档案管理人员对其缺乏认知,且重视度不够,导致高校档案管理信息化建设的基础设备无法及时更新,这种情况的出现,阻碍了高校档案管理信息化建设的发展进程。

  3.2 高校档案管理信息化建设发展进度缓慢

  由于受传统化档案管理方式的影响,导致无法进行系统的信息化管理。在信息化管理普遍应用之前,我国都是采用纸质管理的方式进行档案保存,因此难以适应信息化管理的进程,加之我国进行高校档案管理信息化建设起步太晚,缺乏基础建设,基础设备不足,这在一定程度上阻碍了高校档案管理信息化建设的进程。

  3.3 缺乏有针对性的系统管理标准

  信息化管理系统标准作为高校档案资源高度共享的基础前提,由于高校档案管理缺乏有针对性的系统管理标准,且没有完整的管理规划,造成档案管理人员存在盲目性,这对高校档案管理信息化建设产生直接影响,使之无法实现资源共享,从而阻碍其发展进程。

  3.4 专业人才不足

  在高校档案管理信息化建设的过程中,专业人才作为必不可少的一个因素,是促进其发展的关键部分,而专业的档案管理人才不仅需要具备扎实的基本知识,还需要拥有熟练的计算机操作技能。但是就目前的高校人才现状而言,他们在专业领域存在太多不足,不仅基础理论知识认知度不够,还缺乏相关专业技能,无法将基础理论与专业技能进行巧妙地融合,阻碍高校档案管理信息化建设发展进程。

  3.5 领导认知度不够

  就目前大多数高校而言,档案管理作为高校管理过程中的一部分,缺乏高校领导的重视,他们认为不需要在档案管理上特意花时间、花精力,应该顺其自然,按照以前的传统管理进行即可,不愿意将资金花在档案管理上。由于他们对档案管理信息化建设缺乏认知和了解,造成上述现象的发生,影响了高校档案管理信息化建设的发展。

  4 高校档案管理信息化建设的有效措施

  综上所述,高校档案管理在行信息化建设的过程中面临着不少的问题,其中主要的问题包括,基础设备不完善、发展进度缓慢、缺乏有针对性的系统管理标准、专业人才不足、领导认知度不够等,为了使高校档案管理信息化建设有效进行,本文针对这些问题,提出了相应的解决措施。

  4.1 加强基础设备建设

  4.1.1 基础设备的组成和作用

  高校档案管理信息化建设的基础设备分为网络系统和数字化设备两部分,网络系统主要包含计算机、路由器、服务器等等硬件设备,数字化设备主要包含数据库管理系统、操作系统等等虚拟化信息资源。计算机网络设备是基础设施的核心内容,它是实现资源共享、进行档案传输、信息交换的基础。所以,建立一个高效的信息化档案管理具有重大意义,它不但能够有效地进行资源共享,还能将档案信息化的优点充分体现,实现档案管理价值最大化。

  4.1.2 以完善局域网为前提,实现基础设备价值最大化

  为了让高校档案管理信息化建设有效进行,高校需虽其原有的局域网进行高度完善和修改,且做到与相邻高校或者其他的高校实现资源共享、进行联通,进一步优化原有的网站内容和模式,提高网站信息量和网络服务能力。同时,根据学校基本情况,进行资源整合、规划,在原有设备的基础上,购置全新的软件设备,包括系统软件和硬件设备两部分,前者包含网络服务、文档一体化等等,后者包含文件服务器、扫描仪等等。

  4.1.3 完善高校档案管理信息数字化建设

  高校档案管理信息数字化建设,依附于网络教育平台,而这个平台是全省统一的,为了完善高校档案管理信息数字化建设,需先建立全省高校档案信息网,实现各大高校网络信息资源共享,使高校信息网成为成为全省信息网的一部分。

  4.1.4 资源设置建设

  (1)建立档案信息数据库,方便档案信息化查询,这在一定程度上能够有效地提高档案管理的工作效率和服务水平,达到资源共享的目的。

  (2)采取电子文档形式进行文档的保存,提高人们的信息化意识,常常举办相关讲座和培训,提高相关人员信息化技术水平,推动高校档案管理信息化建设的发展。

  (3)加强档案管理信息化意识,从工作入手,加强电子文档的收录、分类等工作,并保证其准确性,促进高校档案管理信息化建设的快速发展。

  4.2 提高相关人员认知性

  4.2.1 提高领导对高校档案管理信息化建设的认知度

  根据高校的具体情况,制定高校档案管理信息化建设的可行性方案,让高校领导意识到档案管理信息化的必要性和重要性,让高校档案管理信息化建设顺利进行。因此高校领导对档案信息化的认同和支持是高校档案管理信息化建设的关键,也是其有效进行得保障。

  4.2.2 提高高校相关部门的认知度

  这就需要在一定程度上消除各相关人员对档案信息化建设的认知偏差,营造正确的认知氛围,提高所有人员的积极主动性,配合档案管理者的基本工作。档案管理信息化工作的职责,不仅仅局限于档案管理人员,它也是整个高校人员的职责所在,在此过程中需要每个成员利用不同的方式去进行宣传,达到提高档案资源、信息可利用率的目的。在宣传的过程,为高校营造积极主动的工作氛围,同时提高学生、老师们对档案管理信息化的认知意识。

  4.3 培养专业人才

  档案管理工作人员是高校档案管理信息化建设过程中的重要部分,它是维持档案信息及时传递给用户的桥梁,它是档案管理信息化建设的操作者。随着社会的进步、科技的发展,社会的人才需求越来越大,对人才的要求也越来越高,因此,在高校档案管理信息化建设的过程中,管理人员的素质高低,决定他在高校的地位高低。若他们无法与时俱进,依旧以原来的管理方式和思维方式去进行相关工作,那么他们终究被该行业所淘汰。所以,档案管理工作人员应随着时代的变化而变化,将其自身的专业技能进一步强化,适应信息化的进程,采用全新的思维方式积极主动地投身于新型管理模式中去。

  为了促进高校档案管理信息化建设的可持续发展,需培养较多的专业人才,而人才的培养工作应做到如下几个部分:

  4.3.1 加强专业知识的培训

  完善高校档案管理工作人员相关培训制度,开展进一步强化培训课程,把计算机、网络等技术与现代化管理知识相结合,并列入培训课程,提高档案管理人员的专业技能。

  4.3.2 定期组织学习交流会

  高校应进行定期的学习交流会,与其他高校进行信息、知识交流,取长补短,引进先进的思想和学习方法,提高人员的专业水平。

  4.3.3 设置绩效考核制度

  将高校档案管理人员的培训状况加入考核内容,调动档案管理人员在培训过程中的积极主动性,为整个团队树立良好的榜样,同时提高整个团队的专业水平。

  4.3.4 培养集管理、技术与一身的人才

  高校档案管理相关部门,需通过不同渠道招揽优秀的计算机网络人才,之后,开设专业的档案管理课程,对他们进行相关的管理培训,培养集管理、技术于一身的高质量人才。

  4.4 制定合理的系统管理标准

  (1)根据国家档案局的相关准则,严格进行高校档案管理信息化建设,在此基础上,根据高校的实际情况制定符合学校发展的系统管理标准,对对高校档案管理进行规范化和系统化。

  (2)高校档案管理部门需积极配合,主动参与到系统管理标准相关规范的研究和制定中,加快研究进程,提高相关规章的制定效率。

  4.5 高校档案管理信息化资源设置建设

  4.5.1 完善信息数据库建设

  档案管理信息化建设,有利于实现档案查询的信息化,这样可以提高档案管理人员的工作效率,减轻他们的工作负担,实现资源共享。

  4.5.2 强化电子文档保存意识

  电子文档较纸质文档而言,保存性更久,查询更方便,阅览更直观。因此,提高高校人员电子文档保存意识很有必要。可以通过采用培训和讲座的方式,提高高校人员的信息化技术水平,实现档案管理信息化。

  4.5.3 从档案管理部门人员开始,逐一进行信息化培训和讲座,提高全员的档案管理信息化水平。

  4.6 建立健全的安全保障体系

  随着信息化建设的不断发展,档案管理信息化在各大高校得以普及,然而越是受到普及的事物,越容易存在安全漏洞。因此,建立健全的安全保障体系很有必要。

  由于高校档案内容包含学校的完整信息、资料和即时动态,有些信息甚至处于高度机密状态,对学校的发展有重大意义,其安全性显得尤其重要。因此在档案管理信息化建设的过程中,高校档案管理必须做到以计算机管理为主,以人工管理为辅,两者相互结合,进行同时管理力求保障所有档案信息的安全,促进高校档案管理的发展。

  5 结束语

  根据全文论述可得,高校档案管理信息化、自动化已经取代传统的纸质管理方式,逐渐成为高校档案管理的主要管理方式。因此,高校档案管理信息化建设很有必要,为了提高档案管理者的工作效率,实现高校档案管理的可持续发展,让高校的管理实现最大价值化,需对档案管理信息化进行不断完善和改进,根据其现状存在的问题,提出相应的解决对策,力求高校档案管理信息化建设的有效进行,促进高校档案管理的管理科学化,加快高校的整体发展进程。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

  (1)陈程。高校档案管理的信息化建设探析[J]。魅力中国,2014(13)。

  (2)姜翠娥。高校档案管理信息化建设研究[J]。商情,2013(46)。

  (3)罗丽萍。浅谈高校档案管理信息化建设[J]。城市建设理论研究(电子版),2013(2)。

  (4)胡熠。高校档案管理信息化建设的探讨[J]。消费电子,2012(13)。

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